RAG für Kanzleien: KI, die Ihre Akten kennt und Ihr Haus nicht verlässt
RAG für Kanzleien verbindet ein privat betriebenes Sprachmodell mit einem Suchindex über Ihre eigenen Schriftsätze, Verträge und Gutachten. Jede Antwort verweist auf die Fundstelle in Ihrer Akte. Wir betreiben das System auf Ihren Servern oder in deutschen Rechenzentren und regeln unsere Rolle als Dienstleister nach § 43e BRAO und § 203 StGB vertraglich.
Was Kanzleien heute ausbremst
Fachkräftemangel
Die Zahl der ReFa-Absolventen ist seit 2003 um rund 70 % eingebrochen, auf nur noch etwa 3.000 pro Jahr. Qualifiziertes Personal ist knapp und mit Routinearbeit ausgelastet, statt Mandate voranzubringen.
Wissen steckt in Akten fest
Jede Frage wurde in Ihrer Kanzlei schon einmal beantwortet, irgendwo in tausenden Schriftsätzen und Verträgen. Wiederfinden kostet Stunden, also wird neu geschrieben statt wiederverwendet.
KI ja, aber nicht öffentlich
63,6 % der deutschen Kanzleien setzen KI bereits aktiv ein, 82,5 % der Nutzer arbeiten dabei mit öffentlichen Tools wie ChatGPT. Für Mandantendaten ist das heikel: Verschwiegenheit nach § 43a BRAO und § 203 StGB, die Anforderungen an Dienstleister nach § 43e BRAO und die DSGVO setzen öffentlicher Cloud-KI enge Grenzen.
Was wir für Ihre Kanzlei bauen
Ihr eigenes Sprachmodell, hinter Ihrer Firewall
Selbst gehostete Sprachmodelle auf Kanzlei-Servern oder in privater Cloud in Deutschland. So einfach wie ChatGPT, aber alle Daten, Prompts und Protokolle bleiben unter Ihrer Kontrolle.
Ihr Kanzleiwissen, abrufbar in Sekunden
Die KI beantwortet Fragen auf Basis Ihrer eigenen Akten und Dokumente, jede Aussage mit Fundstelle statt Vermutung.
Akten zusammenfassen, Entwürfe erstellen
Die KI fasst umfangreiche Akten zusammen, extrahiert Fristen und Beteiligte, prüft Dokumentenberge in Massenverfahren und liefert erste Entwürfe für Schriftsätze und Verträge. Ihr Berufsträger prüft und entscheidet.
Posteingang, Fristen, Mandanten-Onboarding
Eingangspost und beA-Nachrichten triagieren und der richtigen Akte zuordnen, Antwortentwürfe für Mandantenanfragen, Dokumentenanforderung und Onboarding. Über die offiziellen DATEV-Schnittstellen landen Ergebnisse wieder in der richtigen Akte.
RAG für Kanzleien: Quellen statt Vermutungen
Retrieval-Augmented Generation, kurz RAG, verbindet ein Sprachmodell mit einem durchsuchbaren Index über Ihre Kanzleidokumente. Die KI antwortet nicht aus ihrem allgemeinen Trainingswissen, sondern aus den Passagen, die sie in Ihren eigenen Akten findet, und nennt jede Fundstelle. Für anwaltliche Arbeit ist das der entscheidende Unterschied: Sie prüfen eine Quelle, statt einer Formulierung zu vertrauen.
Antworten mit Fundstelle
Jede Antwort verweist auf die Quelle: den konkreten Schriftsatz, die Vertragsklausel, das Gutachten. Ein Klick öffnet das Original an der richtigen Stelle. Ihr Berufsträger prüft die Fundstelle in Sekunden.
Rechte und Rollen auf Aktenebene
Der Index respektiert Ihre Aktenrechte: Wer eine Akte nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus. Chinese Walls und Grenzen bei Interessenkollisionen werden technisch durchgesetzt.
Immer aktuell, nie trainiert
Neue Schriftsätze sind sofort auffindbar, ganz ohne Modelltraining. Ihre Dokumente fließen in keinen Trainingsdatensatz ein und verlassen Ihre Infrastruktur zu keinem Zeitpunkt.
„Wie haben wir § 7 in vergleichbaren Verfahren ausgelegt?“ · „Zeig mir unsere beste Haftungsklausel für SaaS-Verträge.“ · „Fasse den Sachstand der Akte M-2024-118 zusammen.“
RAG per API: Ihr Kanzleiwissen als Schnittstelle
Nicht jede Kanzlei will ein weiteres Chatfenster. Viele wollen das Kanzleiwissen dort abrufen, wo sie ohnehin arbeiten: in der Kanzleisoftware, im Dokumentenmanagement oder in eigenen Werkzeugen. Deshalb stellen wir das RAG-System zusätzlich als Schnittstelle bereit, eine RAG API, die innerhalb Ihrer Infrastruktur läuft und von Ihren Anwendungen aufgerufen wird.
So arbeitet die Schnittstelle:
Berufsrecht: BRAO § 43a, § 43e und § 203 StGB
KI ändert nichts an den Pflichten, die für jede Kanzlei gelten. Sie verändert nur die Frage, wer an der Verarbeitung von Mandantengeheimnissen mitwirkt. Drei Vorschriften sind dafür maßgeblich.
§ 43a Abs. 2 BRAO: Die Verschwiegenheit gilt auch für KI
Die anwaltliche Verschwiegenheit erfasst alles, was Ihnen in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist. Wer Akteninhalte in ein KI-System gibt, muss deshalb sicherstellen, dass niemand Unbefugtes Zugriff erhält. Bei einem privat betriebenen System bleiben die Inhalte in Ihrer Infrastruktur, der Kreis der Beteiligten ist überschaubar und vertraglich geregelt.
§ 43e BRAO: Regeln für IT- und KI-Dienstleister
Sie dürfen Dienstleistern Zugang zu geschützten Informationen gewähren, soweit das für die Leistung erforderlich ist. Dafür verlangt § 43e BRAO eine sorgfältige Auswahl, einen Vertrag in Textform, der den Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die strafrechtlichen Folgen belehrt, sowie eine Regelung, ob und unter welchen Bedingungen weitere Personen eingebunden werden. Bei Leistungen im Ausland muss der Geheimnisschutz dort vergleichbar sein.
§ 203 StGB: Mitwirkende Personen und Strafbarkeit
Seit der Neuregelung vom November 2017 dürfen Berufsgeheimnisträger Geheimnisse gegenüber sonstigen mitwirkenden Personen offenbaren, soweit deren Mitwirkung das erfordert. Der Dienstleister macht sich selbst strafbar, wenn er Geheimnisse unbefugt offenbart. Die Kanzlei kann sich strafbar machen, wenn sie nicht dafür gesorgt hat, dass eine mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde, und diese Person ein Geheimnis unbefugt offenbart.
Unser Dienstleister-Setup für Kanzleien
- ✓Verschwiegenheitsvereinbarung in Textform mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, nach § 43e Abs. 3 BRAO
- ✓Verpflichtung aller Mitarbeitenden, die an Ihrem System mitwirken, im Sinne von § 203 Abs. 4 StGB
- ✓Unterauftragnehmer nur mit Ihrer Zustimmung und mit derselben Verpflichtung in Textform
- ✓Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, vor Vertragsschluss
- ✓Zugriff auf Inhalte nur, soweit der Betrieb ihn erfordert, und jeder Zugriff protokolliert
- ✓Betrieb auf Ihren Servern oder in deutschen Rechenzentren, ohne Drittlandtransfer
Öffentliche KI-API, Private Link oder eigener Betrieb?
Für Kanzleien gibt es heute drei Wege, ein Sprachmodell zu nutzen. Der Unterschied liegt weniger in der Technik als in der Frage, wer die Inhalte Ihrer Akten verarbeitet.
| Kriterium | Öffentliche KI-API | KI-API über Private Link in einer EU-Region | Privater Betrieb mit NexPatch |
|---|---|---|---|
| Wo werden Inhalte verarbeitet? | Im Rechenzentrum des Anbieters, Region oft frei wählbar | Im Rechenzentrum des Anbieters in der gewählten EU-Region | Auf Ihren Servern oder in deutschen Rechenzentren |
| Was schützt die Verbindung? | Verschlüsselung über das Internet | Privater Netzweg ohne öffentliches Internet | Verbindung bleibt in Ihrem Netz |
| Wer ist Dienstleister nach § 43e BRAO? | Der KI-Anbieter, Vertrag in Textform nötig | Der KI-Anbieter, Private Link ändert daran nichts | Wir, mit Verschwiegenheitsvereinbarung in Textform |
| Rechte auf Aktenebene | Muss selbst gebaut werden | Muss selbst gebaut werden | Im RAG-Index enthalten |
| Kosten | Abrechnung pro Token | Abrechnung pro Token plus Netzwerkkosten | Planbarer Betriebsbetrag |
Große Cloud-Anbieter bieten für ihre KI-Dienste private Netzwerkanbindungen in europäischen Regionen an, etwa Microsoft Azure über Private Link, AWS über PrivateLink und Google Cloud über Private Service Connect. Das sichert den Transportweg ab. Die Inhalte verarbeitet trotzdem der Anbieter, er bleibt Dienstleister im Sinne von § 43e BRAO, und bei Anbietern mit Sitz außerhalb der EU stellt sich zusätzlich die Frage nach dem Zugriff durch ausländische Behörden. Wer diese Fragen nicht im Einzelfall klären will, betreibt das Modell selbst oder lässt es privat betreiben.
So läuft ein Projekt mit uns
Verstehen
Audit von Prozessen, Berufsrecht, Datenschutz, Dokumentenbestand und Einsparpotenzial Ihrer Kanzlei.
Absichern
Architektur, Modellauswahl und Rechtekonzept, Dienstleistervertrag nach § 43e BRAO, Freigabe mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Einführen
Kanzlei-KI, RAG-Index und Anbindung an Kanzleisoftware und DATEV umsetzen, erster Pilot nach 72 Stunden.
Produktiv nutzen
Rollout im ganzen Team, Schulung und Produktivbetrieb auf Ihrer Infrastruktur.
Verbessern
Monitoring, Updates, Governance und laufende Optimierung im Betrieb, mit 99,9 % Verfügbarkeit als vertragliche Zusage.
Passt das zu Ihrer Kanzlei?
Best Fit
Kanzleien ab etwa 5 Berufsträgern mit gewachsenem Dokumentenbestand, hohem Mandatsvolumen oder Massenverfahren, auch interdisziplinäre Kanzleien aus Recht und Steuern. Unabhängig davon, mit welcher Kanzleisoftware Sie arbeiten.
Ihr Vorteil
KI-Funktionen so einfach wie ChatGPT, aber nach § 43e BRAO vertraglich abgesichert, mit belegten Antworten aus Ihren eigenen Akten und ohne Abo-Abhängigkeit von US-Cloud-Anbietern.
Messbarer Effekt
Deutlich weniger Zeit für Aktenstudium und Recherche, wiederverwendetes Kanzleiwissen statt Neuschreiben, entlastete ReFas. Mehr Mandate mit demselben Team.
Häufige Fragen
Kostenloses KI-Audit für Ihre Kanzlei
In 60 Minuten zeigen wir an Ihren eigenen Dokumenten, was ein RAG-Wissenssystem für Ihre Kanzlei leistet und was es konkret einspart. Kein Verkaufsgespräch: Sie erhalten einen konkreten Maßnahmenplan.