KI Projekt Festpreis: was ein Pilot in 72 Stunden leisten kann und was nicht
Ein KI Projekt zum Festpreis funktioniert, wenn der Umfang eng geschnitten, das Ziel vorab messbar festgelegt und schriftlich geklärt ist, was nicht enthalten ist. Ein erster interner Pilot in 72 Stunden zeigt einen konkreten Anwendungsfall mit echten Daten. Den produktiven Betrieb, alle Sonderfälle und die Freigabe durch Datenschutz und Betriebsrat ersetzt er nicht.
Warum viele KI Projekte im Testbetrieb hängen bleiben
Ein KI Projekt zum Festpreis klingt für viele Anbieter nach Risiko. Für viele Unternehmen ist es die einzige Art, überhaupt anzufangen.
Der klassische Weg sieht so aus: Workshop, Konzept, Angebot nach Aufwand, Verlängerung. Nach einigen Monaten steht ein Pilot, der im Testbetrieb bleibt, und ein Budget, das vorher niemand kannte. Der Fachbereich hat Zeit investiert, die IT hat Zugänge eingerichtet, die Geschäftsführung wartet auf eine Entscheidungsgrundlage. Am Ende fehlt die Antwort auf die Frage, die zählt: Lohnt sich der Ausbau?
Zahlen aus dem Markt bestätigen dieses Muster. Eine Studie des MIT aus 2025 kommt zu dem Ergebnis, dass 95 % der Piloten mit generativer KI keine messbare Rendite zeigen. Die Methodik der Studie ist begrenzt, die Richtung deckt sich jedoch mit dem, was wir in Gesprächen mit Unternehmen hören. Gartner erwartet, dass über 40 % der Projekte mit agentischer KI bis Ende 2027 abgebrochen werden. Auswertungen von Deloitte sowie Capgemini und Microsoft zeigen, dass sich nur 6 % aller KI Vorhaben in unter einem Jahr amortisieren.
Diese Zahlen sprechen nicht gegen KI. Sie sprechen gegen Projekte ohne klaren Umfang, ohne messbares Ziel und ohne Plan für den Betrieb. Solche Projekte enden auf dem Pilotfriedhof.
Festpreis als Prinzip: drei Bedingungen
Ein Festpreis ist kein Rabatt und kein Lockangebot. Er ist eine Methode, Unsicherheit vor dem Start zu klären statt während des Projekts. Damit das funktioniert, müssen drei Bedingungen erfüllt sein.
Der Umfang ist eng geschnitten. Ein Anwendungsfall, ein Prozess, ein klar abgegrenzter Datenbestand. Wer im ersten Schritt mehrere Abteilungen und Systeme gleichzeitig anbinden will, braucht kein Festpreisangebot, sondern eine Priorisierung.
Das Ziel ist messbar. Vor dem Start legen wir gemeinsam einen Referenzwert fest: Wie lange dauert ein Vorgang heute, wie hoch ist die Fehlerquote, wie viel Kapital ist gebunden? Ohne diesen Ausgangswert lässt sich nach dem Pilot nicht sagen, ob er etwas verbessert hat.
Beide Seiten wissen vorher, was nicht enthalten ist. Diese Liste ist mindestens so wichtig wie der Leistungsumfang. Sie verhindert, dass aus einem Pilot schleichend ein Projekt ohne Ende wird.
Ein Festpreis bedeutet nicht, dass sich während des Pilots nichts bewegen darf. Zeigt sich, dass ein anderer Zuschnitt mehr verspricht, besprechen wir das offen und vereinbaren den nächsten Schritt neu, statt den laufenden Umfang stillschweigend zu erweitern.
Genau diese Klarheit ist der eigentliche Wert eines Festpreises, mehr als der Preis selbst. Für Sie als Auftraggeber verschiebt sich das Risiko: Nicht Sie tragen die Unsicherheit über den Aufwand, sondern wir. Das zwingt beide Seiten, vor dem Start präzise zu sein. Wie wir Pilot, Umsetzung und Betrieb abrechnen, beschreiben wir auf der Seite Preise.
Was ein Pilot in 72 Stunden leistet und was nicht
| Was ein Pilot leistet | Was ein Pilot nicht leistet |
|---|---|
| Einen konkreten Anwendungsfall mit Ihren echten Daten zeigen | Den produktiven Betrieb ersetzen |
| Sichtbar machen, ob Datenqualität und Schnittstellen tragen | Alle Sonderfälle und Ausnahmen abdecken |
| Eine erste Messung gegen den vorher festgelegten Referenzwert liefern | Einen belastbaren Langzeitwert über Monate liefern |
| Offene Fragen für Datenschutz, IT Sicherheit und Betriebsrat konkret machen | Die Freigabe durch Datenschutz und Betriebsrat vorwegnehmen |
| Eine Grundlage für die Entscheidung über den Ausbau schaffen | Eine fertige Integration in alle Zielsysteme bereitstellen |
Ein erster interner Pilot in 72 Stunden ist bewusst klein. Er soll eine Entscheidung möglich machen und keine Präsentation liefern. Die folgende Übersicht zeigt, wo seine Stärken und Grenzen liegen.
„Intern" bedeutet: Der Pilot läuft mit einem kleinen Kreis von Nutzern aus dem Fachbereich, nicht mit Kunden und nicht im Tagesgeschäft. Das senkt das Risiko und macht die schnelle Umsetzung erst möglich. Damit der Pilot in 72 Stunden steht, müssen vorab ein Datenauszug, eine Ansprechperson im Fachbereich und die technische Umgebung geklärt sein. Läuft der Pilot in einer Umgebung, die Sie kontrollieren, bleiben Ihre Daten auch in dieser frühen Phase im Haus.
Vom Pilot in den produktiven Einsatz
Ein Pilot beantwortet die Frage, ob ein Anwendungsfall trägt. Der Weg in den produktiven Einsatz beantwortet die Frage, ob er im Alltag funktioniert. Dafür planen wir 4 bis 10 Wochen, abhängig von Daten, Schnittstellen und Freigaben.
In dieser Phase passiert, was ein Pilot bewusst auslässt:
-
Anbindung an die Zielsysteme, etwa ERP, Dokumentenmanagement oder Ticketsystem
-
Rollen und Rechte für alle Nutzergruppen
-
Protokollierung für Audit und Nachweis
-
Abstimmung mit Datenschutz, IT Sicherheit und Betriebsrat
-
Tests mit Sonderfällen und realem Volumen
-
Schulung der Nutzer im Fachbereich
Am Ende dieser Phase steht eine Abnahme gegen den Referenzwert, diesmal mit realem Volumen und über einen längeren Zeitraum als im Pilot. Erst diese Messung zeigt, ob der Effekt aus dem Pilot auch im Alltag hält.
Die Spanne von 4 bis 10 Wochen hängt weniger an der Technik als an der Organisation. Liegen Daten sauber vor und sind Freigabeprozesse eingespielt, geht es schneller. Fehlt eine tragfähige Datengrundlage, dauert es länger. Laut den genannten Auswertungen benötigen 80 % der Initiativen vorgelagerte Investitionen in die Datenarchitektur. Ein Pilot macht diesen Bedarf früh sichtbar, bevor größere Budgets gebunden sind.
Nach dem Go live beginnt der Betrieb. Überwachung, Nachtraining und Updates gehören bei uns zum Betrieb und nicht zu einem neuen Projekt. Für die Verfügbarkeit setzen wir 99,9 % als Betriebsziel. Auch hier gilt: Der Umfang wird vorher vereinbart, damit Sie wissen, was Sie erwarten können.
Für wen sich der Einstieg zum Festpreis eignet
Ein Festpreis für den Einstieg passt besonders gut, wenn
-
ein konkreter Prozess mit spürbarem Aufwand im Fachbereich existiert,
-
die Daten für diesen Prozess digital vorliegen, auch wenn sie nicht perfekt sind,
-
eine Person im Fachbereich Zeit hat, den Pilot fachlich zu begleiten,
-
die Geschäftsführung eine Entscheidungsgrundlage statt einer Strategiepräsentation erwartet.
Weniger geeignet ist der Einstieg zum Festpreis, wenn das Ziel noch offen ist oder mehrere Anwendungsfälle gleichzeitig geprüft werden sollen. Dann steht zuerst die Auswahl des Anwendungsfalls an.
Realistisch bleiben sollte auch die Erwartung an den Return. Einzelne Anwendungsfälle brauchen typischerweise 3 bis 12 Monate, bis sich der Aufwand amortisiert, große Plattformen 2 bis 4 Jahre. Ein Pilot verkürzt diese Zeit nicht. Er sorgt dafür, dass Sie früh wissen, ob sich der Weg lohnt.
Für Datenschutz und IT Sicherheit gilt von Anfang an: Was wir zusagen, muss sich prüfen lassen. Welche Nachweise wir liefern, beschreiben wir unter Sicherheit.
